Juridisch gezien is een offerte een schriftelijk document waarin een leverancier een verkoopvoorstel doet voor een goed of een dienst tegen een onveranderlijke prijs, zolang de potentiële koper niet afziet van de aankoop.
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk document dat alle stappen van een project bevat. Zodra beide partijen ondertekenen, verandert het in een contract dat onder de geldende wetgeving valt, wat betekent dat het moet:
- De verplichte vermeldingen bevatten
- Een toepassingskader hebben
- Een wijzigingsprocedure bevatten
- Regelmatig door de wet worden gereguleerd
Wat moet een offerte bevatten?
Een offerte moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van de schattingen van alle werkzaamheden die door de leverancier worden uitgevoerd. Op deze manier krijgt u een duidelijk beeld van het gebruikte materiaal, zowel kwalitatief als kwantitatief. Daarnaast kunt u informatie verkrijgen over de benodigde arbeid en de bijbehorende kosten.
De offerte moet gedateerd zijn. Als er geen einddatum van geldigheid wordt vermeld, is de offerte alleen geldig voor een bepaalde periode, afhankelijk van de aard van de functie en de gebruiken van het beroep van de leverancier.
Verplichte vermeldingen
Eerst en vooral moet het bestek de handgeschreven woorden “bestek ontvangen vóór de uitvoering van het werk” dragen en gedateerd en ondertekend zijn door de consument.
De offerte moet in ieder geval het volgende bevatten:
- De vermelding “offerte” of “prijsvoorstel”
- De datum van opstelling van de offerte
- De naam van de bedrijfsleider (of de handelsnaam van het bedrijf), de juridische status en vorm en het adres
- Het btw-identificatienummer
- Het nummer van het handelsregister en de ondernemingsnummer (of het nummer van het ambachtelijke register)
- De naam van de klant of de handelsnaam van de klant, evenals het adres waar de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd
- Het totale bedrag exclusief btw (HT), de bijkomende kosten en het totale bedrag inclusief btw (TTC). Ook de verschillende btw-tarieven die van toepassing zijn moeten worden vermeld
- Een gedetailleerde specificatie van de hoeveelheid en de prijs van de verschillende diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. Voor meer duidelijkheid moet deze specificatie ook de benaming van het product of de dienst en de referentie-eenheid bevatten
- Het uurtarief of het forfaitaire tarief voor de arbeid
- De kosten van de offerte zelf, indien deze kosten met zich meebrengt, evenals eventuele verplaatsingskosten. Een offerte is kostenplichtig wanneer het bedrijf moet reizen of een grondige studie in verband met het project moet maken
- De begindatum en de geschatte duur van de werkzaamheden of dienst
- De betalingsvoorwaarden, de leveringsvoorwaarden en de uitvoering van het contract
- De klachtenprocedures en de voorwaarden van de after-sales service (inclusief garantie)
De offerte kan ook bevatten:
- De geldigheidsduur van de aanbieding
- De handgeschreven en ondertekende vermelding van de klant
- De vermelding “gelezen en aanvaard”, gedateerd en ondertekend door de ondernemer
De volgende informatie is facultatief:
- De bankgegevens van de ondernemer
- Het telefoonnummer
- De bereikbaarheidstijden
- De after-sales service
Tot slot moet de offerte worden gedateerd en ondertekend door het bedrijf en in dubbele exemplaren worden opgesteld, zodat zowel het bedrijf als de klant een eigen exemplaar heeft.
